Excel vs Resourcy – varför ett dedikerat system vinner
Nästan alla bolag börjar planera sina resurser i Excel. Det är gratis, alla kan det och det funkar – ett tag. Men när teamet växer och projekten blir fler uppstår problem som kalkylblad aldrig var designade att lösa.
Excel är ett fantastiskt verktyg för det det är skapat för: ad hoc-analys, enstaka beräkningar och datautforskning. Men resursplanering kräver något annat – realtidssamarbete, historik, automatiserade rapporter och behörighetsstyrning. Ingen av dessa saker fungerar bra i ett kalkylblad.
Den här guiden går igenom de sex vanligaste problemen med Excel-baserad resursplanering, visar vad ett dedikerat system ger dig istället, och svarar på de frågor vi hör oftast från bolag som funderar på att byta.
De 6 vanligaste problemen med Excel-planering
Dessa problem dyker upp regelbundet när vi pratar med bolag som fortfarande planerar i kalkylblad.
Kollisioner och dubbelbokning
Flera personer redigerar samma fil – konflikter, överskrivna ändringar och dubbelbokning av resurser är vardagsmat. Excel har inget inbyggt stöd för realtidsplanering.
Inga live-rapporter
Varje rapport måste skapas manuellt. Det tar tid och data är redan gammal när den presenteras. Ingen kan se aktuell beläggning utan att öppna och räkna om.
Tidskrävande underhåll
Nya projekt, nya resurser, förändrade tillgångar – allt kräver manuell uppdatering i kalkylbladet. På ett konsultbolag med 30 personer kan det ta timmar i veckan.
Felkänsligt och svårt att granska
En felaktig formel, ett borttaget cellvärde eller en felkopplad referens kan förstöra hela planeringen tyst – utan att någon märker det förrän det är försent.
Ingen åtkomstkontroll
Vem får ändra vad? Excel saknar granulär behörighetsstyrning. Antingen har alla tillgång till allt, eller så delar ni upp filen – vilket skapar ännu mer silos.
Skalas inte med bolaget
Fem personer och tio projekt fungerar i Excel. Femtio personer och hundra projekt fungerar inte. Filerna blir långsamma, komplexa och ohanterbara.
Vad ett dedikerat system ger dig
Ett system som är byggt för resursplanering löser problemen ovan – utan att du behöver bygga och underhålla komplexa kalkylblad.
Jämförelsetabell
När räcker Excel?
För att vara ärliga: Excel fungerar utmärkt för ett litet team med få projekt och en person som äger planeringen. Om ni är fem personer, kör tre parallella projekt och en och samma person alltid uppdaterar filen – ja, då är Excel tillräckligt.
Men så fort ni är fler, kör fler projekt parallellt, behöver fler personas insyn i planeringen eller vill ha automatiska rapporter – då kostar Excel-lösningen mer i tid och felkostnader än vad ett dedikerat system gör.
Redo att lämna kalkylbladet?
Boka en 30-minuters demo så visar vi hur Resourcy ser ut med era egna projekt och resurser.
Vanliga frågor
Kan vi fortfarande exportera till Excel från Resourcy?
Ja. Resourcy har inbyggd export till Excel och PDF för alla tabeller och rapporter. Du förlorar inte möjligheten att arbeta i Excel – du väljer bara när det är lämpligt.
Hur lång tid tar det att migrera från Excel?
De flesta kunder är igång på en till tre dagar. Vi hjälper till med import av resurser och projekt direkt från era befintliga Excel-filer.
Passar Resourcy för alla bolag eller bara stora?
Resourcy passar från tio personer och uppåt. Det finns ingen övre gräns. Systemet skalas med er verksamhet utan att bli långsammare.
Är det svårt att lära sig systemet?
Nej. De flesta användare är produktiva inom en dag. Gränssnittet är byggt för att vara intuitivt och vi erbjuder onboarding och support på svenska.
Redo att få kontroll på planeringen?
Boka en personlig demo så visar vi hur RESOURCY kan hjälpa just er organisation.
Ingen installation • Molnbaserat • Svensk support • 30 dagars gratis trial